Müssen wir unsere bestehenden Fachverfahren ersetzen?
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Nein. ProDiFair setzt als Einreichungs- und Bearbeitungsschicht auf bestehende Systeme auf. DMS, eAkte und Fachverfahren bleiben unberührt. Wir verbessern die Eingangsqualität und den Bearbeitungsfluss, nicht die Archivierung oder das Fachverfahren dahinter.
Funktioniert die Bürger-App auch ohne das Portal unserer Kommune?
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Ja. Die Bürger-App ist eigenständig nutzbar: Bürger:innen füllen Anträge geführt und mehrsprachig aus, verwalten Unterlagen im Dokumenten-Tresor, behalten Fristen und Aufgaben im Blick und exportieren ein vollständiges PDF zum Einreichen über jeden Kanal. Setzt Ihre Kommune zusätzlich das Verwaltungsportal ein, läuft der Vorgang medienbruchfrei und steuerbar durch. Das ist der volle Nutzen für beide Seiten.
Wie lange dauert die Einführung?
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Vom Erstgespräch bis zum ersten echten Vorgang im System vergehen in der Regel rund sechs Wochen. Das setzt voraus dass Scope und Datenschutzdokumente zügig abgestimmt werden. Wir liefern alle Vorlagen und begleiten den Prozess aktiv. Der anschließende Pilotbetrieb läuft über drei bis sechs Monate.
Wer trägt die Verantwortung für den Datenschutz?
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Die Kommune bleibt Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Wir agieren als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Vor Pilotstart schließen wir einen AVV ab und stellen TOMs, Löschkonzept und Subunternehmerliste bereit. Unsere Infrastruktur läuft ausschließlich auf EU-Servern.
Kann die Lösung mit unseren bestehenden Systemen verbunden werden?
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Ja, perspektivisch. Im Pilot arbeiten wir zunächst ohne direkte Systemintegration, dass reduziert den Einführungsaufwand erheblich. Die Plattform ist API-first konzipiert, sodass Anbindungen an DMS, eAkte oder Fachverfahren in einem späteren Schritt möglich sind.
Wie viel Aufwand entsteht für unsere IT-Abteilung?
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Sehr wenig. ProDiFair ist vollständig cloud-basiert und erfordert keine lokale Installation. Ihre IT muss lediglich den Zugang für die beteiligten Sachbearbeiter freigeben. Alle weiteren Schritte wie Setup, Konfiguration und Schulung übernehmen wir.
