Ausgangslage & Lösungsansatz

Warum Verwaltung heute oft unnötig komplex wirkt

Heterogene Eingangskanäle, Medienbrüche, unvollständige Unterlagen und fehlende Transparenz über Zuständigkeiten verlangsamen viele kommunale Prozesse. Genau hier setzt das Produkt mit einer nutzerzentrierten Einreichungs- und Bearbeitungsschicht an.

Die Ausgangslage

  • Unstrukturierte Eingänge über E-Mail, Papier, Upload-Portale oder persönliche Vorsprache.
  • Hohe Rückfragenquote durch fehlende Pflichtangaben oder unvollständige Nachweise.
  • Kein einheitlicher Arbeitskorb für Sachbearbeitung, Teamleitung und Querschnittsfunktionen.
  • Schwerfällige Nachvollziehbarkeit von Status, Fristen, Routing und Historie.

Der Ansatz

  • Geführte, verständliche Einreichung statt isolierter Formularlogik.
  • Portalgestützte Bearbeitung mit klaren Zuständigkeiten, Klärfällen und Statusmodellen.
  • Messbare Prozesswirkung über Vollständigkeit, Rückfragen, Durchlaufzeit und Overdue-Kennzahlen.
  • Skalierbares Content- und Regelmodell als Basis für Mehrsprachigkeit, Qualität und Governance.
Einsatzfelder

Für wen die Lösung gedacht ist

Zwei Seiten desselben Vorgangs: Bürger:innen, die ihr Anliegen einfach erledigen wollen, und öffentliche Organisationen mit dokumentengetriebenen, rückfrageintensiven Prozessen, in denen Fachkräftemangel, Medienbrüche und Intransparenz den Alltag belasten.

Bürger:innen & Unternehmen

Für alle, die ihr Anliegen verständlich, geführt und mobil erledigen wollen, ohne Behördendeutsch und ohne dieselben Unterlagen mehrfach einzureichen.

Kommunen & Landkreise

Für kommunale Verwaltungen, die bestehende Verfahren sinnvoll ergänzen und Eingänge systematischer steuern möchten.

Dokumentenintensive Fachbereiche

Zum Beispiel Rechnungsstelle, Kämmerei, zentrale Dienste oder andere Vorgangsarten mit hohem Nachforderungs- und Prüfaufwand.

Digitalisierung & Organisation

Für Querschnittseinheiten, die belastbare Daten für Entscheidungen, Rollout und Prozessverbesserung benötigen.

Datenschutz, Revision & Governance

Für Rollen, die Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Rollenmodelle und auditfähige Historien als festen Produktbestandteil erwarten.

Grundprinzipien

Modern, barrierearm und betrieblich belastbar

ProDiFair positioniert sich als pragmatischer GovTech-Anbieter mit klarer Nutzerzentrierung, datenschutzbewusster Architektur und einer sauberen Trennung zwischen Assistenz und behördlicher Entscheidung.

  • Datenschutz by Design und Security-by-Default
  • Barrierefreiheit und verständliche Sprache als Baseline
  • Mandantenfähigkeit, Rollenmodell und Auditierbarkeit
  • Menschen entscheiden, Systeme unterstützen

Was ProDiFair auszeichnet

Ein GovTech-Produkt, das konsequent aus der Verwaltungspraxis gedacht ist: EU-konforme Infrastruktur, entwickelt in Thüringen mit direktem Bezug zu kommunalen Abläufen, pilotfähig ab dem ersten Gespräch und skalierbar mit wachsendem Einsatz.

EU-Fokus mit Blick auf Datenschutz, Sicherheit und öffentliche Anforderungen
Erfurt entwickelt in Thüringen mit Nähe zu kommunalen Pilotpartnern
Pilotfähig von der Demo in einen realistischen Einführungs- und Rolloutpfad gedacht
Skalierbar vom Golden Path bis zum Ausbau auf weitere Vorgangstypen